Office Service Assistant / Office Manager

Site

Switzerland, Zürich, Zürich

Sector:

Information Technology

Role:

Technology / IT

Date of last update: 18/02/2026 2026-05-18

Manpower

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We're seeking a proactive and service-oriented Office Management & Hospitality Specialist to join our client's team in Zürich. In this role, you will be the first point of contact for employees, clients and guests, ensuring a welcoming and professional environment.

Your Responsibilities:

Welcome and attend to clients and guests, responding promptly and reliably to their needs
Ensure smooth operational procedures and compliance with internal guidelines
Manage a wide range of administrative tasks and maintain seamless office operations
Coordinate facility management activities, including supplier oversight and service organization
Independently manage office orders and purchases
Contribute to internal projects and initiatives
Prepare reports, articles, and presentations for internal communication
Operate audio visual technology for meetings and events and engage with new media tools
Monitor and initiate necessary maintenance measures (e.g., cleaning services, property management)

Required Skills:

Proficiency in Microsoft Office
Experience with reservation software
Strong organizational and multitasking abilities
Excellent interpersonal and communication skills
Fluent in German and English

Nice to Have Skills:

Commercial and analytical mindset
Interest in new technologies and ability to learn quickly
Strong team spirit and sense of responsibility
Experience in hospitality and/or facility management

For this position we can only consider applicants currently based in Switzerland.
Are you interested in this opportunity? Kindly send us your CV today through the link in the advert.

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Per conto di un nostro stimato, storico cliente, siamo alla ricerca di un Responsabile tecnico IT proattivo in grado di garantire la massima continuità operativa della società La risorsa sarà il punto di riferimento per l'infrastruttura tecnologica, i software di settore e il supporto ICT al personale. L'obiettivo principale è minimizzare i tempi di fermo tecnico, ottimizzare i processi digitali e garantire un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente. Competenze richieste: - Sistemi Operativi: Ottima conoscenza di ambienti Windows e configurazione di pacchetti Office 365 - Networking: Conoscenza del funzionamento delle reti (IP, routing, switch, configurazione Access Point WIFI) - Telefonia: Esperienza nella gestione di sistemi VoIP - Cloud: Familiarità con l'archiviazione e i servizi basati su Cloud - Digital Tools: Familiarità con applicativi di settore e soluzioni di intelligenza artificiale applicata al post-vendita o al marketing - Problem Solving: Spiccata capacità di analisi e risoluzione tempestiva delle criticità - Relazione e Teamwork: Ottime doti comunicative per interfacciarsi con i colleghi di ogni reparto - Visione d'Insieme: Capacità di pensare "in grande" per scalare le soluzioni tecnologiche in un contesto aziendale strutturato - Proattività: Attenzione costante al miglioramento dei processi per prevenire i problemi prima che si verifichino Principali mansioni e responsabilità: - Gestione Infrastruttura: Manutenzione preventiva e correttiva di server, PC, workstation e periferiche - Networking & Connettività: Configurazione e monitoraggio di reti LAN/WIFI e gestione dei sistemi di telefonia VoIP - Supporto Software: Amministrazione della suite Office 365 e supporto agli utenti sugli applicativi gestionali (DMS) e software specifici - Mobilità & Digitalizzazione: Gestione e configurazione di tablet e dispositivi mobile utilizzati - Ottimizzazione dei Processi (Digital Workflow): Analizzare e digitalizzare i flussi di lavoro tra vendita, officina e back-office per eliminare i colli di bottiglia e ridurre l'uso di carta - Cloud & Security: Monitoraggio dei servizi in cloud e implementazione delle policy di sicurezza informatica per la protezione dei dati aziendali - Troubleshooting: Risoluzione rapida dei problemi tecnici, sia hardware che software, per ridurre al minimo le interruzioni dei processi aziendali Sede di lavoro: Lugano Informazioni aggiuntive: Contratto svizzero a tempo indeterminato | Grado d'impiego: Tempo pieno (100%) | Priorità a candidati residenti in prossimità della sede di lavoro

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