Assistant-e administratif-ve à 50%
Standort
Schweiz, Genf, Genève
Branche:
Installation / Wartung / Reparatur
Funktion:
Logistik / Lager
Datum der letzten Aktualisierung: 20/07/2026 2026-10-20
Aktivitäten
Stellenbeschreibung
Nous recherchons pour une institution publique, un-e assistant-e administratif.ve pour une mission temporaire de 1 an à 50%.
Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier (CV, certificats de travail et diplômes)
Nous recherchons pour une institution publique, un-e assistant-e administratif.ve pour une mission temporaire de 1 an à 50%.
Responsabilités principales
-
Gestion et suivi des demandes de soutien
- Réception, traitement et vérification des demandes soumises via une plateforme dédiée.
- Contrôle de la conformité et de la complétude des dossiers.
- Analyse des pièces justificatives et suivi de l'avancement des demandes.
- Coordination avec les parties prenantes pour garantir le respect des procédures et des délais.
-
Support administratif et secrétariat
- Gestion des courriers entrants et sortants ainsi que des communications téléphoniques.
- Rédaction et envoi de demandes d'informations ou de documents complémentaires auprès des bénéficiaires et partenaires.
- Classement, archivage et mise à jour des documents sur les outils numériques et dans les dossiers électroniques.
- Assurer un suivi administratif rigoureux et contribuer à la bonne circulation de l'information.
-
Gestion financière et contrôle administratif
- Saisie, contrôle et suivi des paiements dans les outils de gestion.
- Tenue et mise à jour de tableaux de bord financiers et administratifs.
- Préparation et suivi des éléments liés aux indemnités et remboursements.
- Participation aux contrôles a posteriori des contributions versées.
- Analyse de premier niveau des documents financiers transmis par les bénéficiaires (états financiers, comptes, justificatifs), afin de vérifier leur cohérence et leur conformité avec les exigences en vigueur.
- Signalement des écarts ou anomalies et préparation des dossiers pour validation.
Profil recherché
-
Titulaire d'un CFC d'employé(e) de commerce
-
Au bénéfice d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction similaire de secrétariat, d'assistanat administratif ou de gestion administrative.
-
Excellente maîtrise des outils bureautiques usuels
-
Solides capacités organisationnelles, avec une grande rigueur dans le traitement et le suivi des dossiers.
-
Aptitude à gérer plusieurs tâches en parallèle tout en respectant les délais et les procédures.
-
Personne autonome, proactive et capable de prendre des initiatives dans son périmètre de responsabilités.
-
Excellentes qualités relationnelles, sens du service et aisance dans les contacts avec des interlocuteurs variés.
-
Discrétion, fiabilité et sens de la confidentialité indispensables.
Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier (CV, certificats de travail et diplômes)
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En tant qu'Assistant·e administratif·ve, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités quotidiennes de l'entreprise. À ce titre, vous :
- Assurez le suivi administratif des dossiers et la coordination des projets en cours.
- Gérez les tâches administratives courantes en français et en allemand, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.
- Rédigez, préparez et mettez en forme différents supports professionnels : offres commerciales, rapports, présentations, courriers et autres documents.
- Organisez les agendas, planifiez les réunions et assurez la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus.
- Gérez les appels téléphoniques, les e-mails ainsi que l'ensemble de la correspondance de manière professionnelle et efficace.
- Constituez un soutien administratif fiable pour les équipes et les différents interlocuteurs internes et externes. Votre profil
- Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou d'une formation jugée équivalente.
- Excellente maîtrise du français et de l'allemand, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- De bonnes connaissances de l'anglais représentent un réel atout.
- Expérience confirmée dans un poste d'assistant·e administratif·ve, de secrétaire ou dans une fonction similaire.
- Sens aigu de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Excellentes aptitudes relationnelles et communicationnelles.
- Autonome, proactif·ve et doté·e d'un fort sens des responsabilités.
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- Gérer les tâches administratives courantes en français et en allemand, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Préparer et mettre en forme divers documents : offres commerciales, rapports, présentations, etc.
- Organiser les agendas, planifier les réunions et rédiger les comptes-rendus.
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- Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou d'un diplôme équivalent.
- Vous maîtrisez parfaitement le français et l'allemand, à l'oral comme à l'écrit.
- Un bon niveau d'anglais constitue un atout.
- Vous avez une expérience confirmée en tant qu'assistant·e administratif·ve ou dans une fonction similaire.
- Vous possédez d'excellentes compétences en communication et en organisation.
- Vous savez travailler de manière autonome et gérer les priorités efficacement.
- Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique.
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Vos missions principales:
- Gestion administrative courante : saisie, mise à jour et suivi des dossiers clients
- Traitement des demandes par téléphone, e-mail et courrier
- Coordination administrative avec les équipes internes et les interlocuteurs externes
- Suivi des contrats, commandes et documents administratifs
- Mise à jour des données dans les systèmes informatiques (ERP / CRM)
- Soutien à la facturation et au suivi administratif des prestations
- Classement, archivage et préparation de documents officiels Votre profil:
- Formation commerciale ou administrative
- Expérience confirmée dans un poste administratif similaire
- Français langue maternelle ou excellent niveau
- Allemand : très bon niveau requis (B2/C1 minimum), à l'oral comme à l'écrit
- Bonnes capacités rédactionnelles et sens de la communication
- Excellente organisation, autonomie et sens des priorités
- À l'aise avec les outils informatiques et les environnements digitaux
Nous attendons impatiemment votre candidature (CV, certificats de travail et diplômes)
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