SEGRETARIA DI DIREZIONE  

Per conto di una nota, storica piccola realtà imprenditoriale operante nel settore del trading internazionale di ferroleghe ricerchiamo una nuova giovane Executive Assistant che affianchi direttamente i due titolari e supporti il team commerciale nelle attività operative quotidiane, in particolar modo nella gestione dei viaggi, trasferte e nella gestione delle agende.

Competenze richieste:

Cerchiamo una persona giovane, energica e dinamica, con forte orientamento al servizio e spiccate capacità organizzative. Una professionista sveglia, proattiva, capace di anticipare le esigenze della Direzione e di trovare soluzioni rapide ed efficaci ai problemi. Completano il profilo disponibilità, spirito pratico, capacità relazionali e attenzione ai dettagli. Qui di seguito le skills richieste:

• Esperienza pregressa di almeno 3 e max 5 anni in ruoli di Segretaria di Direzione, Executive Assistant o Assistente ai Vertici Aziendali maturati in contesti piccoli, padronali, all'interno di società a forte respiro internazionale. La provenienza dal medesimo settore del trading di materie prime / metalli / ferroleghe costituirà titolo preferenziale
• Ottima conoscenza della lingua inglese, sia scritta che parlata. Eventuali altre conoscenze linguistiche costituiranno titolo preferenziale
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office e dimestichezza nell'utilizzo di ERP e software gestionali
• Eccellenti capacità organizzative e di problem solving
• Capacità di lavorare in autonomia, gestendo contemporaneamente molteplici attività e priorità
• Flessibilità e disponibilità a gestire urgenze e imprevisti anche al di fuori dell'orario lavorativo e, se necessario, nei weekend
• Precisione, affidabilità e assoluta riservatezza

Principali mansioni e responsabilità:

La risorsa sarà il punto di riferimento organizzativo e operativo dell'azienda, occupandosi della gestione delle attività di segreteria direzionale, back office e supporto al reparto commerciale, garantendo un servizio impeccabile e una gestione proattiva delle priorità. Nell'ambito del supporto alla Direzione si occuperà di:

• Gestione delle agende dei due titolari, pianificazione appuntamenti e riunioni
• Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali (voli, hotel, trasferimenti, visti e documentazione necessaria)
• Gestione degli imprevisti e risoluzione tempestiva di problematiche legate ai viaggi, anche fuori dagli orari d'ufficio
• Filtro e gestione delle comunicazioni telefoniche e della corrispondenza
• Predisposizione di report, documenti, presentazioni e materiale di supporto alla Direzione

Nell'ambito della Segreteria Generale e Back Office:

• Gestione del centralino e accoglienza di clienti, fornitori e visitatori
• Organizzazione e gestione della documentazione aziendale
• Supporto amministrativo e operativo alle attività quotidiane dell'ufficio
• Coordinamento dei fornitori e gestione delle necessità operative della sede

Supporto al Team Commerciale:

• Supporto nelle attività di back office e nell'organizzazione e gestione viaggi / trasferte

Controllo Costi e Ottimizzazione:

• Gestione delle note spese e dei rimborsi
• Predisposizione di reportistica relativa ai costi aziendali
• Ricerca continua di soluzioni efficienti e vantaggiose per l'azienda, con particolare attenzione all'ottimizzazione delle spese di viaggio e delle attività operative

Sede di lavoro:
Lugano

Informazioni aggiuntive:
Contratto svizzero da dipendente diretto a tempo indeterminato | Grado d'impiego: Tempo pieno (100%) | Ruolo di fiducia a stretto contatto con la proprietà | Concrete possibilità di crescita professionale e di ampliamento delle responsabilità