Assistant-e de département 100%  

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Pour notre client basé à Genève, nous recherchons activement un-e assistant-e de département à 100%

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Votre mission : 

Assistance aux ingénieurs et responsables de travaux :
 Saisir les commandes à envoyer aux fournisseurs
 Les diffuser pour signatures internes
 Saisir les factures reçues des fournisseurs
 Vérifier que les factures reçues sont conformes aux factures attendues
 Les diffuser pour signatures internes
 Rédiger et mettre en forme les courriers internes et externes

Budgets des investissements :
 Participer aux séances d'élaboration du budget
 Finaliser le tableau du budget

Tableau de bord et de suivi des projets :
 Recenser l'ensemble des projets au près des responsables de travaux
 Créer sous Excel les fichiers, les tableaux et les diagrammes de suivi de projet
 Les remplir avec l'ensemble des projets
 Mettre à jour l'avancement des projets selon les informations des responsables de projets
 Présenter l'avancement régulièrement au directeur et à l'équipe DTP.
 Créer, mettre à jour et diffuser les tableaux de bord destinés à la Direction générale.

Séances Direction générale :
Planifier les séances
 Préparer la présentation de chaque séance avec les éléments fournis par l'équipe.
 Prendre le PV de chaque séance

Gouvernance des projets :
 Créer la documentation de gouvernance des nouveaux projets
 Mettre à jour la documentation de gouvernance des nouveaux projets
 Assurer l'échange d'informations avec la responsable de la gouvernance de projets

Classement de la documentation :
 Gérer le classement électronique de la documentation du département
 Gérer l'archivage de la documentation papier

Votre profil :
 Plusieurs années d'expérience sur une fonction similaire
 Connaissances et utilisations avancées d'Excel et de Word (indispensable).
 Rigueur dans la planification et la gestion des tâches.
 Excellente maîtrise du français oral et écrit.
 Disponibilité.
 Esprit d'équipe.
 Capacité à planifier et gérer plusieurs dossiers simultanément.
 Capacité d'anticipation.

 

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Si vous êtes intéressé-e par ce poste et correspondez au profil recherché, merci de revenir vers moi avec votre dossier de candidature complet (CV, certificats de travail et diplômes) dans les meilleurs délais !