Kauffrau/-mann 80-100% - Du kümmerst Dich um all die wichtigen Dinge, die keiner machen will, aber o  

Unsere Mandantin beschäftigt ca. 250 Mitarbeitende. Sie ist in allen Sprachregionen der Schweiz vertreten. Der Hauptsitz ist in Basel. Der Arbeitsort ist mit dem ÖV gut erreichbar. Der Aufwand in den Bereichen Administration und Finanzen nimmt seit Jahren im Quadrat zu. Die Zuständigen brauchen Hilfe und Unterstützung. Es handelt sich dabei um eine neu geschaffene Stelle.

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Organisation der Niederlassungen und entlasten gleichzeitig die Leiterin Finanzen bei diversen Finanz- und Projektaufgaben. Sie sorgen dafür, dass Verträge, Versicherungen, Fahrzeuge und finanzielle Abläufe professionell und effizient verwaltet werden. Wir suchen deshalb per sofort oder nach Vereinbarung eine oder einen

Das sind die Hauptaufgaben:

• Sie betreuen administrative Aufgaben rund um die Niederlassungen, von der Abwicklung von Standortwechseln bis hin zur Verwaltung von Mietverträgen und Reklamationsschreiben
• Sie kümmern sich um die Bestellung und Koordination von Büromöbeln, Materialien und Infrastruktur für die Standorte
• Sie sind die Ansprechperson für die lokalen Führungsteams und unterstützen diese bei administrativen Anliegen
• Sie verwalten die Fahrzeugflotte und sind zuständig für Versicherungen, Schadensmeldungen, Tankkarten und E-Vignetten
• Das Koordinieren der Wartung und Nutzung der Fahrzeugflotte gehört ebenso zu Ihren Aufgaben. Sie stellen sicher, dass alle notwendigen Dokumente und Regelungen eingehalten werden.
• Sie prüfen, ob Versicherungsfälle übernommen werden und stehen in direktem Austausch mit Versicherungsgesellschaften
• Die Kontrolle von Rechnungen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben. Darüber hinaus kümmern sich um die reibungslose Abwicklung von Schadensfällen
• Das Management von Vollmachten und Kreditkarten für Mitarbeitende ist wichtig. Sie sorgen für Übersicht, Klarheit und Transparenz
• Mobilität mit dem ÖV ist für unsere Mandantin ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit. Sie verwalten Bestellungen und Abonnements für Generalabonnements (GA) sowie SBB-Tickets
• Des Weiteren übernehmen Sie die Koordination von Reinigungsdienstleistungen und anderen infrastrukturellen Services für die Niederlassungen
• Neben den administrativen Aufgaben unterstützen Sie die Leiterin Finanzen bei Analysen, Berichterstattung und Buchhaltungsprozessen
• Sie übernehmen projektbezogene Aufgaben und helfen bei der Optimierung interner Abläufe

Ihr Profil ? Das bringen Sie mit:

• Sie beherrschen Deutsch und Französisch fliessend in Wort und Schrift (Bewerbungen, die diese sprachliche Vorgaben nicht erfüllen, können nicht berücksichtigt werden)
  
• Wenn Sie mit den Ticinesi auch noch Italienisch sprechen können, ist das top
• Sie lieben es, Prozesse effizient zu strukturieren und haben ein gutes Gespür für Prioritäten
• Ein gutes Verständnis für Zahlen ist von grossem Vorteil. Sie sind nachweisbar versiert im Umgang mit Excel und anderen Office-Tools
• Das proaktive Handeln haben Sie im Blut. Sie behalten den Überblick und erledigen Aufgaben zuverlässig wie ein Schweizer Uhrwerk
• Sie sind eine kompetente Ansprechperson für alle Standorte, Dienstleister und internen Teams.

Was haben Sie davon?

• Eine sehr verantwortungsvolle Position mit abwechslungsreichen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld. Es wir NIE langweilig!
• Ein breites Tätigkeitsfeld, in dem Sie sowohl eigenständig als auch im Team arbeiten können
• Entwicklungsmöglichkeiten in einem Unternehmen, das Eigeninitiative und Weiterentwicklung fördert
• Einen Job mit Impact: Ihre Arbeit trägt SEHR massgeblich dazu bei, dass Prozesse effizient und reibungslos laufen

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, ob diese Position perfekt zu Ihnen passt. Senden Sie mir Ihre Unterlagen. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.